Samle timer, HMS, maskiner og prosjektdokumentasjon i én app
SmartDok er et digitalt dokumentasjonssystem for bygg- og anleggsbransjen. Systemet samler timeregistrering, maskintimer, vareforbruk, HMS/KS-dokumentasjon og serviceoversikt i én app, slik at ansatte i felt og administrasjonen på kontoret får bedre oversikt og mindre manuelt arbeid.
Med SmartDok kan virksomheten registrere informasjon der arbeidet skjer – ute på byggeplassen, i bilen, på maskinen eller i prosjektet. Timer, avvik, sjekklister, bilder, dokumentasjon og forbruk kan registreres fortløpende, slik at prosjektleder og administrasjon får bedre kontroll på både HMS, fremdrift og økonomi. Løsningen er et skybasert system for håndverkere og entreprenører, der ansatte i felt bruker appen, mens administrasjonen får oversikt og kontroll via en PC-basert løsning.
SmartDok tilpasset ditt behov
Respirare hjelper virksomheter med bedre struktur, rutiner, dokumentasjon og økonomiflyt knyttet til systemene de bruker i hverdagen.
For bedrifter som bruker SmartDok, kan Respirare bistå med rådgivning, rutiner, rapportering, regnskapsflyt og bedre utnyttelse av data fra prosjektene. Når timer, vareforbruk, HMS og dokumentasjon registreres riktig underveis, blir det enklere å følge opp lønn, fakturering, prosjektøkonomi og HMS-arbeid.
Dette gjør SmartDok relevant både for operativ drift, HR/HMS, prosjektledelse og økonomi.
Timeføring og lønnsgrunnlag
SmartDok gjør det enklere å registrere timer digitalt, direkte fra felt. Ansatte kan føre timer på riktig prosjekt, aktivitet eller arbeidsordre, mens prosjektleder eller bas kan kontrollere timene før de går videre til administrasjonen.
Typiske fordeler:
digital timeregistrering
timer knyttet til prosjekt og aktivitet
bedre grunnlag for lønn
færre manuelle timelister
mindre etterregistrering
enklere kontroll og godkjenning av timer
bedre oversikt for prosjektleder og administrasjon
HMS, KS og avvik
SmartDok kan brukes som en viktig del av bedriftens HMS- og kvalitetsarbeid. Systemet har funksjoner for blant annet RUH, SJA, avvik, sjekklister og dokumentasjon. Det gjør det enklere å registrere hendelser, følge opp tiltak og dokumentere at rutiner blir gjennomført.
Typiske fordeler:
registrering av RUH og avvik
SJA og sjekklister
HMS-/KS-dokumentasjon
bildedokumentasjon fra felt
bedre sporbarhet i HMS-arbeidet
enklere oppfølging av tiltak
mindre papirarbeid på byggeplass
Maskiner, utstyr og vareforbruk
For entreprenører og anleggsbedrifter er det viktig å ha kontroll på maskiner, utstyr, service og forbruk. SmartDok samler maskintimer, vareforbruk og serviceoversikt i samme system som timer og prosjektdata.
Typiske fordeler:
registrering av maskintimer
oversikt over vareforbruk
serviceoversikt på maskiner og utstyr
bedre kontroll på prosjektkostnader
enklere dokumentasjon av ressursbruk
bedre grunnlag for fakturering og intern oppfølging
Prosjektøkonomi og fakturagrunnlag
SmartDok gir bedre kontroll på prosjektøkonomien ved å samle arbeidstimer, forbruk, leverandørfakturaer og fakturadokumenter.
Typiske fordeler:
bedre oversikt over prosjektøkonomi
fakturagrunnlag basert på registrert arbeid og forbruk
enklere oppfølging av tillegg og ekstraarbeid
mindre tid brukt på å samle inn dokumentasjon
bedre grunnlag for fakturering
bedre kontroll på lønnsomhet per prosjekt
Prosjektdokumentasjon og rapportering
SmartDok gjør det enklere å dokumentere arbeidet mens det skjer. Bilder, skjemaer, sjekklister, timer og andre registreringer kan knyttes direkte til prosjektet, slik at virksomheten får bedre oversikt og mindre etterarbeid.
Typiske fordeler:
dokumentasjon direkte fra felt
bilder og skjemaer knyttet til prosjekt
prosjektdashbord
rapportering på timer, HMS og økonomi
bedre oversikt for prosjektleder
enklere dokumentasjon overfor kunde eller byggherre
Integrasjoner og dataflyt
SmartDok kan bidra til bedre dataflyt mellom felt, administrasjon, lønn og regnskap. Systemet har integrasjoner og fileksport mot mange økonomisystemer, slik at registreringer fra prosjektet enklere kan brukes videre i lønn, fakturering og økonomioppfølging.
Typiske fordeler:
integrasjoner mot økonomisystemer
enklere eksport til lønn og faktura
mindre dobbeltregistrering
bedre sammenheng mellom drift og administrasjon
mer presist datagrunnlag
enklere økonomiflyt fra prosjekt til regnskap
Hvem passer SmartDok for?
SmartDok passer for virksomheter som jobber prosjektbasert, har ansatte ute i felt og trenger bedre kontroll på timer, HMS, dokumentasjon og prosjektøkonomi.
Løsningen er særlig aktuell for:
entreprenører
håndverkere
maskinentreprenører
bygg- og anleggsbedrifter
grunnarbeid og VA
transport- og maskinvirksomheter
service- og montasjebedrifter
virksomheter med mange prosjekter og ansatte i felt
bedrifter som ønsker bedre HMS-/KS-dokumentasjon
selskaper som trenger bedre grunnlag for lønn, fakturering og prosjektøkonomi
Bruker du SmartDok, eller vurderer du å ta det i bruk? Ta kontakt for en uforpliktende prat om hvordan vi kan hjelpe deg med rutiner, HMS, rapportering, regnskap og bedre økonomiflyt fra prosjekt til administrasjon.